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課題だらけ? 元欧州日産トラベルマネジャーから見た日本の出張管理【海外ビジネスEXPO東京2020セミナーアフターレポート】

掲載日:2021年03月16日

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『海外ビジネスEXPO東京2020』のプログラムとして、11月5日に東京国際フォーラム、12日にはオンライン開催にて、ボーダー株式会社による「課題だらけ? 元欧州日産トラベルマネジャーから見た日本の出張管理」セミナーが開催されました。 登壇したのは、ボーダー株式会社・シニアコーポレートトラベルコンサルタント・望月彰氏。欧州日産での豊富な経験を元に、BTM(ビジネストラベルマネジメント)の概念から、日本企業の課題となっている「コスト削減」や「危機管理」への取り組みなどを具体的な事例を交えて徹底解説する内容となりました。 本記事では、その様子をピックアップし、アフターレポートとしてまとめています。是非ご覧いただき、自社の海外ビジネス活動に活かしてください。また、セミナー資料(or動画)の無料閲覧申込みフォームもございます。是非、ご利用ください。

Border-s <登壇者>
ボーダー株式会社
シニアコーポレートトラベルコンサルタント
望月 彰

大手旅行会社に入社後、欧州日産でのトラベルマネジャーをはじめ、40年にわたり出張に係る購買、管理業務を歴任。自身も多忙な出張者であり、出張者の安全・健康にも配慮したトラベルプログラムを策定。 現在は、ボーダー株式会社で出張管理を支援するプラットフォームの構築を目指す。

1. そもそも「出張管理:BTM(ビジネストラベルマネジメント)」とは?

まずは、出張管理(BTM)について、一般的な考え方と、望月氏が重要だと考えるポイントについて解説がありました。一般的に出張管理(BTM)の機能は、下記が挙げられます。

・出張に必要な航空券のオンライン手配
・出張費用の可視化
・ガバナンス強化
・出張者の安全管理

これらは重要な機能であるとしながらも、望月氏は「出張管理(BTM)」を「出張申請・手配・精算という出張業務を出張規程に沿って一元管理、最新のプロセス(テクノロジー)を活用して、業務効率化・コスト削減・出張者の安全管理を実現させる仕組み」と再定義します。

その上で、「出張規程」「コスト削減」「安全管理」と3つのテーマに分け、それぞれにおける課題と、対策のキーポイントについて解説していきます。

2. 「出張規程」における課題と対策のキーポイント

まずは「出張規程」についてです。出張管理において「出張規程」を定めている企業がほとんどでしょう。そうした規程をどのような形で定めていくかが、出張管理(BTM)においては重要です。その中で、よくある課題として下記が挙げられました。

『同じ出張(日時・渡航先)なのに、出張者によって旅費に大きな隔たりが生まれる』
『出張者は定められた宿泊の上限額を最大限に活用するため、宿泊費の削減が思うように進まない』
『宿泊の上限額が一律設定されており、宿泊地域の物価水準が考慮されていない』
『トラベルプログラムは「コスト削減」が最優先事項のため、出張者から出張規程に対する不満の声が多い』

出張者の不満とコスト削減への考え方が対立していることが伺える事例となっています。これらに対し、望月氏は「出張コスト削減と出張者の満足度の交点をいかに高く維持し、継続的に向上させるかが重要なポイント」とまとめます。

その上で、出張規程とは別に、「出張指針」を定めることを推奨します。

例えば、

・航空会社・航空運賃の選択:推奨航空会社
・航空券の種類:どの様な種類の航空券を購入するのか
・出張経路:コスト削減と利便性を考慮したルート
・航空券の購入期限:出発の何日前までに ・週末渡航の制限

といったことに関して、方針を策定・示していくことで、出張コスト削減と出張者の満足度の最適な交点を導き出していく活動を進めていくことが実現できるのです。

3. 「コスト削減」における課題と対策のキーポイント

次に、企業としての優先課題となる「コスト削減」について話を進めていきます。そもそも、海外出張費用に対する航空運賃の割合は約60%と言われ、「航空運賃を制する者は、出張コストの削減活動を制する」とします。その上で、航空運賃の仕組みや、それらの削減方法、そして先述した「出張方針」への落とし込み方などについて言及していきます。

一般的な航空運賃は、どこの旅行代理店で購入しても基本的には同額です。運賃の差は、申し込みのタイミングによる予約クラスの違いや取扱手数料の差となります。申込みのタイミングについては、早期予約によって、航空運賃の削減が実現できます。また、利用航空会社の変更(日系航空会社 → 外資系航空会社)によっても削減できる可能性もあります。もちろん、国内の発着空港(羽田/成田)及び現地の発着空港や出発・到着時間がこれまでと著しく異ならないように配慮しなくてはいけませんが、これも有効な手段です。

ただし、上記については理解しているけれども、実際の活動の中では急な出張や変更なども多く、思うように行かないという課題があることも事実です。そちらに対し、望月氏は「有益なトラベルデータを把握・活用する仕組み」を整えることがキーポイントであるとします。まず必要なのは、自社の出張者のトラベルデータを把握することです。いつ、出張が決まり、どの様な種類の航空券が手配され、いくらの運賃でどこに行ったのか、といったデータです。それらと、航空会社からの運賃表などを照らし合わせることで、効率の良い削減ポイントを見つけることができるのです。

例えば、出張日程の変更率などを計測・分析することにより、「変更不可」の航空券の購入率を高めていくことができます。また、早期予約によって削減できる費用を把握・比較することにより、少しだけ判断を早めることによって、より多くのコスト削減を実現できる出張先・航空会社・航空券の種類を把握し、出張方針に落とし込んだり、関連部署に通達することなどができます。これらが、具体例を挙げて数字を見ながら細かく説明されました。

4. 「安全管理」における課題と対策のキーポイント

最後に、「安全管理」についても言及されました。安全管理は、雇用者の義務であり、事が起きてしまえば、多大な損失となります。そのリスクを認識した上で、対策体制をできる限り整えていくことが重要であるとします。

昨今では、有事における出張者の安否確認の観点から「トラベラーズトラッキング」などを導入している企業も増えましたが、その導入だけで満足していないか、と警鐘を鳴らします。

安全管理においては「準備」を整えておくことが重要で、トラッキングや医療アシスタンスといったサービスの導入・整備、危機管理ポリシーの策定、社内への周知徹底などできることは多いです。

また、出張前に最新の安全情報へのアクセスを可能にしておくことや、出張中に必要な情報を配信できる仕組み、そして有事が起きた際には24時間体制でサポートできるような仕組みを作っておくことが重要であるとしています。

もちろん、すべてを実施しなくてはいけないわけではなく、最適な出張安全管理プログラムを常に策定し続けることが重要なキーポイントであるとします。

まとめ

以上、いかがでしたでしょうか? ウィズコロナ・アフターコロナという状況において、出張管理(BTM)の重要性は増しています。どのような課題があり、どう対策していくべきかが、イメージできたのではないでしょうか。

なお、実際のセミナーは盛りだくさんの内容でしたので、簡易的にまとめてしまっている部分もあります。是非、下記フォームにて公開中の資料もご確認ください。

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    ❖コンサルティング(プロジェクトマネージメント・フィジビリティスタディ)
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    これまで日本企業のグローバル展開・オンライン展開の事例から得たノウハウと経験から逆算し、
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    私たちが日本企業のサポートを行うサービスの根底には、
    "失敗の可能性を下げ、成功の可能性を上げること"がミッションにあります。

    ------------------------------------

    ■コンサルティング
    − プロジェクトマネージメント
    ∟ グローバル展開
    ∟ オンライン展開

    − フィジビリティスタディ/実現性・市場調査
    ∟ 有識者調査
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    ∟ 自社調査/分析
    ∟ 消費者調査
    ∟ パネル調査

    ------------------------------------

    ■ マーケティング
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    ∟ メールマーケティング

    − 海外テスト販売代理店
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    − プロモーション
    ∟ Web
    ∟ SNS
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    ∟ 現地メディア
    ∟ 広告運用

    ------------------------------------

    ■ グローバルエージェント
    − SNS開設〜運用代行
    ∟ 海外
    ∟ 国内

    − EC出品〜運用代行
    ∟ 越境EC(自社)
    ∟ 各国ECモール

    − 販路開拓
    ∟ 販売代理店探し〜交渉〜やりとり

    − 翻訳・通訳

    − 申請・手続き業務
    ∟ FDA
    ∟ 保険

    − 法務・税務・人事・労務

    − オンライン集客代行

    ------------------------------------

    ■ クリエイティブ
    − サイト制作
    ∟ EC制作
    ∟ 多言語化サイト
    ∟ LP制作
    ∟ ほか各種サイト
    ∟ システム開発

    − コンテンツ
    ∟ スチール撮影
    ∟ 動画撮影・編集
    ∟ アニメーション制作

    ━━━━━━━━━━━━━━━━

    新規事業展開をする企業にとって言うまでもなく、失敗も成功もイメージが湧きづらいものです。
    「何をやればいい?」「何から進めればいい?」「気をつけるべきことは?」「資金はどのくらい必要?」不安や疑問は数え上げたらキリがなく、上がってくるものです。

    どのような事業推進にも”プロジェクトマネージメント"という働きはとても重要な存在だと考えていますが、特に新規事業にとっては絶対要素だと考えます。

    プロジェクトマネージメントは
    目的達成のためにゴールから逆算してプロセスを考えてリードする働きです。
    具体的には計画・進捗・作業系統化・リソース(ヒト・カネ・モノ)・時間・リスクなどの各条件を管理しながら、プロジェクト完了までチームを効率的にリードしていくことです。

    とてもシンプルに言えば、仕切り役・リーダー的存在です。
    この働きに必要な資質は以下だと考えます。

    ❖俯瞰視(Bird's-eye view)ができること
    ❖判断力・決断力(ブレない一貫性)
    ❖専門的な知識・経験
    ❖インプット力(情報収集力・傾聴力)
    ❖アウトプット力(伝達力)
    ❖ビビり力(不安だから整える、先を見て備える)

    ------------------------------------

    [俯瞰視(Bird's-eye view)ができること」
    私たちはこれまでの事例から自社リソースではかなり難しいと考えます。たとえその能力があっても、その会社での立場や愛社精神・商品/サービスへの愛情/熱意が俯瞰位置を保てず、
    主観の位置になってしまうことが原因にあります。

    [判断力・決断力(ブレない一貫性)]
    俯瞰視と同様、これまでの事例から自社リソースではかなり難しいと考えます。たとえその能力があっても、正しい判断・決断をするためには、“何か・どこか・誰かに偏らない、事実に基づいたフラットな位置”を保てる人間であることが絶対条件になります。

    [専門的な知識・経験]
    私たちはこれまでの事例からグローバル展開・オンライン展開における知識・経験を持っています。ミッションは”事業の失敗の可能性を下げ、成功の可能性を上げること”です。

    [インプット力(情報収集力・傾聴力)]
    プロジェクトに関連する情報を効率よく収集していく力、そしてチーム内の声に傾聴する力がとても大切です。
    ここで大切なのは、ただ集めるのではなく、プライオリティとセグメントを明確にして収集する情報を選択できることです。

    [アウトプット力(伝達力)]
    案件にもよりますが、多くの管理(進捗・タスク・リスク・品質・構成・コスト・リソースなど)をする中で、必要な情報を色・リズム・温度・強弱・時差・ツールで分けた伝達をしていける力が必要になります。

    [ビビり力(不安だから整える、先を見て備える)]
    “先が見えないから不安、計画が立てられない”そこがスタートです。
    このスタート地点からプロジェクトを設計・管理するために必要なセンスはまず、臆病かどうかです。
    この不安をひとつひとつ消し続ける活動がプロジェクトマネージメントの根本になります。
    自分がビビる気持ち・人がビビる気持ちに敏感に察知する力はこの分野で重宝します。


    私たちはこれら6つの資質を持つプロジェクトマネージメントという働きは、外部が担うべきことだと考えます。
    プロジェクト(計画)マネージメント(立案〜管理〜調整)はどんなことにも必要です。
    コンサル屋さんが専門用語で難しい言葉の横文字を並べる中、私たちはリアルなサポートをしていくために、必要な考え方と伝え方と、会話を重要視します。

    目標は何か。
    達成のために、いつ・だれが・なにを・どこで・どうするのか。
    目標から逆算で具体的なやるべきことを落としていくというとてもシンプルな事業推進が多くの企業にとって、”自社だけでは難しい”ことです。

    私たちは海外進出サポートという立場で携わるからこそ、事業主ではない立場で、
    貴社の事業に必要なことを考え、動かす役割として、プロジェクトマネージメントというやり方を持っています。

    スポーツで言えば選手ではなく、監督や選手の体調管理を行うコーチだと思ってください。

    事実、当社は事業主が作成する事業計画書がまだ完成していない段階から携わることが多く、
    抽象的な事業計画を具体化・実現化するサポートをしております。

    俯瞰・外部から事業推進に寄り添うことで、保てる熱・リズムが当社の存在意義になればと考えています。

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