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法律・制度 2022年08月05日

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PICTURES i が提供する「情報支援・入札コミュニケーション支援」とは?

三菱UFJリサーチ&コンサルティング株式会社 | PICTURES i チーム(三菱UFJリサーチ&コンサルティング株式会社)

本連載では日本企業の国連調達への参入支援を行っているPICTURES iチームが、国連調達の基本から弊社サービスの特徴まで分かりやすく説明していきます。

初回は「国連調達ってそもそもなに?」、第2回は「日本企業はどれくらい国連調達市場に参入しているの?日本企業が挑戦しやすい分野・市場拡大が見込まれる分野は?」、そして第3回は「国連調達市場への参入方法とPICTURES iサービス概要」というテーマを新入社員と先輩社員の会話を元に解説しました。

今回は、PICTURES i の「情報支援・入札コミュニケーション支援」とそのサービスを利用した入札の流れについて解説します。


タケル(新入社員)
「国連市場に参入する日本企業はPICTURES iが提供するパートナー商社と連携することで応札可能性が高まることがわかりました。PICTURES iは具体的にどのようなサービスを提供しているのでしょうか?」

トモミ(先輩社員)
「PICTURES iでは大きく3つのサービスを提供しているよ。今日はその中でも〝情報収集・入札コミュニケーション支援〟サービスについて説明するね」


 

「情報収集支援・入札コミュニケーション支援」


国連調達市場に関心はあるものの、なかなか参入できないという悩みをお持ちの日本企業を支援するのがPICTURES iです。

PICTURES iでは、国連調達市場で豊富な経験を持つ欧州を中心とした専門商社や外部専門家と連携しながら、「①情報収集・入札コミュニケーション支援」「②製品ニーズ評価」「③案件形成支援」の3つのサービスを提供しています。

入札参加を検討している企業には国連調達への第一歩として、「①情報収集・入札コミュニケーション支援」の利用からスタートいただくことがお勧めです。


図01

 
「情報支援・入札コミュニケーション支援」では文字通り大きく2つの支援があります。

「情報支援」では、海外パートナー商社や外部専門家との連携により、日々アップデートされる大量の入札案件情報の中から日本企業の落札可能性が高いと思われる案件を提供し、実際に入札するための支援を行います。

また、PICTURES iの専用サイトでは、UN Global Marketplace(国連調達情報プラットフォーム:UNGM)には掲載されない国連機関の地域事務所・国事務所の調達情報や、国際NGOや低中所得国政府の調達情報に関しても情報提供をしています。その他、四半期毎に国連調達市場に関するレポートを発行し、サービス利用企業の皆様の国連調達への理解を深めていただいています。



「入札コミュニケーション支援」では、サービス利用企業の製品に関する商社へのヒアリングや実際に入札に参加する際の商社とのコミュニケーションの支援を行っています。

言語にハードルを感じている日本企業の場合でもPICTURES iチームが商社との面談に一緒に出席し、商社とのメールのやりとりをフォローすることが可能です。また、商社は頻繁に国連機関等に営業活動を行っています。その際にサービス利用企業の製品を紹介できるようピッチブックを作成し、商社に提供しています。

なお、「情報支援・入札コミュニケーション支援」は年間サービス利用料50万円(税別)でご利用いただけます。


図02

 
タケル
「日本企業が欧州まで行って国連機関や商社等に営業活動や面談するとなると1回の出張で50万円くらいはかかってしまいますよね。そこを代行してくれて、信頼のおける商社と連携できるとなるとコストパフォーマンスも良いような気がします。年間の入札回数には制限があるんでしょうか?」

トモミ
「入札回数に制限は設けていないよ。逆に私たちが情報提供する以外にも、サービス利用企業がUNGM等で挑戦したい案件を見つけて持ち込んでもらうこともあるよ。もちろんそれに関して会費以外の費用は発生しない仕組みとなっているよ」

タケル
「そういうことなら日本企業もどんどんチャレンジしてもらえますね!入札のコミュニケーション支援があるということは分かったのですが、実際入札はどのような流れで進み、企業は何を準備しておけば良いのでしょうか?」

トモミ
「それでは〝情報支援・入札コミュニケーション支援〟を利用した際の入札の流れに関して説明するね」


 

「情報支援・入札コミュニケーション支援」を利用した際の入札の流れ


入札にはいくつか種類がありますが、実際に調達案件への入札を行うITB(Invitation to Bid)の場合は下図のStep1~8の通りです。

全てのStepにおいてPICTURES iチームが必要に応じてサービス利用企業をご支援します。特に、Step4~8では企業の書類対応や交渉、納品などの対応が必要となるので、この部分について解説します。


図03

 

「Step4:事前確認」では企業が入札したい案件に製品仕様がマッチしているのかという点を商社に確認してもらいます。その際求められる書類は案件によって異なりますが、製品仕様書や品質証明書などが一般的には求められます。

「Step5:条件交渉」では、製品の価格やロジスティクスなど各種条件を商社と交渉する必要があります。

「Step6:入札準備・入札」では商社と連携して書類の準備と取引条件の確認を行います。必要書類は、製品カタログ、製品仕様書、見積書、製品によっては品質証明書としてISOや各国の認証書類が求められる場合が一般的です。書類はほとんどの場合英語のものを求められます。

場合によっては、スペイン語やフランス語等の製品仕様マニュアルが必要となることもあります。入札の名義に関しては、商社名義で行っていただきます。国連機関の調達案件の多くは公示から締め切りまでが2~4週間と短く、迅速な対応が求められます。また、入札から落札結果が判明するまでは1~3カ月程度かかるのが一般的となっています。

落札後、「Step7:納品など」では商社と製品スペック、価格、納期、支払い条件等を最終確認していただきます。そして、指定されたスケジュールで事前確認済の引き渡し場所に製品を輸送することとなります。最後の「Step8:支払い」においては、通常では国連機関から商社に対し支払いが実行された後、商社から利用企業に商品代が支払われます。このStep7とStep8に関しては商社と企業の取り決めによって順序が変わるケースもあります。

 
タケル
「国連調達では締め切りがかなりタイトで書類の準備が大変そうですね。そういった点でもPICTURES iを利用することによってノウハウを持つ商社に相談でき、コミュニケーションに関してもサポートしてもらえるのはありがたいですね」

トモミ
「次回は〝② 製品ニーズ評価〟と〝③ 案件形成支援〟について説明するね」

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