貿易事務とは貿易に関する様々な事務作業を行う職業

貿易事務とは、貿易に関する書類申請や通関の手配といった、さまざまな事務作業を行う職業のことです。事務と言っても一般事務とは異なり、専門職として貿易に関する多くの知識やスキルで業務にあたります。

海外とのやり取りが発生することもあるので、語学力だけでなく高いコミュニケーション能力も求められる仕事です。

貿易事務の仕事内容は「輸出業務」と「輸入業務」の両面で見るとわかりやすい

では貿易事務の具体的な仕事内容について見ていきましょう。

同じ貿易でも輸出と輸入では必要な手続きが異なるため、貿易事務の仕事内容も輸出業務と輸入業務の２つ面から見ていくとわかりやすいです。以下、簡潔にまとめたのでご覧ください。

■輸出業務
輸出通関書類の作成や、輸出通関手配、運送便の手配や倉庫の手配などの業務があります。様々な輸出関連の手配が重要な業務となっており、工場への出荷依頼や輸送用の飛行機や船の手配などがあります。

■輸入業務
輸入通関の手配、関税・消費税納付、商品の納入管理などの業務があります。海外の輸出業者へ発注の手続き、国内へ商品を入れるための輸入通関の手配、さらに倉庫や輸送手段の手配、輸入した商品の納入管理などがあります。また、輸入の際に発生する関税や消費税納付も輸入業務の重要な業務です。

貿易事務の仕事内容

ここでは上記で解説した貿易事務の仕事をさらに具体的に詳しく解説します。

貿易事務の業務内容は多岐に渡りますが、下記のような仕事内容が主となります。

① 貿易書類の作成・確認・処理
② 出荷、輸送、通関などの手配
③ 商品の発注・手配・納品管理
④ 問い合わせ対応、各部署や機関との連携
⑤ その他、一般的な事務作業など

① 貿易書類の作成・確認・処理
「インボイス」や「パッキングリスト」などの輸出入に必要な書類を作成したり、内容の確認を行ったり、申請や送付などを行います。貿易書類は英文表記が多いので、英語力が必須となります。

② 出荷、輸送、通関などの手配
倉庫や運送業者と連絡を取って輸送手配をしたり、税関に対して通関の手続きを行ったりします。出荷依頼や在庫確認、発送や到着までのスケジュールの調整や確認なども貿易事務の大切な仕事です。

③ 商品の発注・手配・納品管理
商品の発注や手配、納入管理なども貿易事務の仕事です。輸入業務の場合は関税などの各種税金の納付なども発生します。

④ 問い合わせ対応、各部署や機関との連携
お客様の問い合わせに対応したり、さまざまな部署や機関との連絡に対応することもあるため、コミュニケーション能力が問われます。

⑤ その他、一般的な事務作業など 企業の規模や部署によっては、備品管理や郵便物管理など一般的な事務を行うこともあります。

貿易事務は辛い仕事だと言われています。仕事である以上はどんな業務も辛い部分はあるものですが、実際のところはどうなのでしょうか？ 貿易事務の仕事において「辛い仕事である」とされている理由を○個ピックアップしてご紹介します。

残業が多い

海外とのやり取りが多く発生する業務につきものなのが「時差」です。取引先や連携先と連絡を取る際に、相手の業務時間に対応する必要がある場合には、残業が避けられない、ということも。職場によるとはいえ、貿易事務は比較的残業の多い業種であることは確かです。

取引国の商習慣や文化について知る必要がある

国によってマナーやビジネスにおけるルールや習慣は異なるため、それを知らないと大きなトラブルとなることも。そのため、貿易事務は取引国の商習慣や文化について常に熟知しておく必要があります。

高度なコミュニケーション能力と調整力が必須

貿易事務は取引先だけでなくさまざまな部署との連携が必要になるため、コミュニケーション能力と調整力が必須となります。コミュニケーションが苦手な人には「辛い」と感じるポイントのひとつのようです。

責任が重大

記入漏れなど少しのミスによって商品が届かない、納期が大幅に遅れるなどのトラブルが起こると、会社全体に影響を与えるトラブルとなる可能性があります。

その他

書類作業が多いので、ルーティンワークに追われ続けることを退屈だと感じる人もいるようです。また、これほど高いスキルを求められて残業も多く発生する仕事であるにも関わらず、企業によっては賃金が低いことを「辛い」と感じる理由に上げる人もいます。

そんな決して楽ではない貿易事務の仕事ですが、貿易事務に必要なスキルとはなんなのでしょう？ 貿易事務に必要なスキルは、「語学力」「貿易に関する専門知識」「コミュニケーション・調整にかかわる能力」の3つとされています。

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