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海外出張をムダにしない「スケジューリング」「持ち物リスト」「海外保険」…etc.

掲載日:2019年07月09日

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海外出張をムダにしないをテーマに、効率的な「スケジューリング」、必要な「持ち物リスト」、加入すべき「海外保険」、さらには海外出張成功の鍵を握る「目的設定の重要性」について解説します。

それらに加えて、海外出張を一歩進めた「海外視察」の大切さについてもレクチャーします。

海外進出を志すビジネスパーソンにとって、海外出張は必須のタスク。さらにそれをいかに実のあるものにするかが、今後の海外事業の成功を左右すると言っても過言ではありません。

1. 海外出張の成功を左右する「段取り」と「スケジューリング」

海外出張も【段取り八分(仕事二分)】

結論から言うと、海外出張において、事前に決めるべきことは、以下の3つに絞られます。

① 訪問先を決めてアポイントをとる
② 滞在スケジュールを決める
③ 各地の滞在先と移動手段を明確にする

何を今更…と思うかもしれませんが、「段取り八分(仕事二分)」とはよく言ったもので、海外出張においても、この法則がピッタリ当てはまります。

それこそ「たった3つ」と思われるかもしれませんが、上記の3項目だけは事前に必ずフィックスしておきましょう。

そもそも「① 訪問先を決めてアポイントをとる」ことには、「なぜ(WHY)海外出張をするのか?」という至上命題をよりクリアにすることが含まれています。

当然ですが、訪問先へのアポイントは早めの連絡を心がけ、今回訪問する目的(例:自社の新しい商品・サービスを説明するなど)の詳細も前もって伝えることが大切です。

また、「② 滞在スケジュールを決める」ことには、「いつからいつまで(WHEN)海外出張をするのか?」ということに繋がります。

滞在日数の決定に至るまでには、予算や先方及び自身の都合など、様々な要素を調整していく必要がありますが、迷った場合は、本来の「なぜ海外出張をするのか?」という命題に立ち戻り、「その目的を達成する為には何日必要か?」と改めて自らに問い直すことが必要です。

さらに、「③ 各地の滞在先と移動手段を明確する」ことで、「どのように(HOW)海外出張を遂行するのか?」という重要なファクターがクリアになります。 今回訪問する取引先をピックアップしたら、現地の滞在先や移動手段も事前に調査して、大まかでもいいので全行程のスケジュールを組んでみましょう。

例えば、空港から予約したホテルへ移動する際も、場所によって、電車・バス・タクシーのいずれがベストか調べておき、いざ訪問先へ赴くときも、慣れない外国ならなおのこと、時間に余裕を持ったスケジュール感で移動手段をセレクトしていくことが大切です。

2. 海外出張を成功させる持ち物リスト

海外出張に最低限必要なマストアイテム

効率的なスケジューリングに続いては、海外出張に必要な持ち物をリストアップします。

当然ですが、同じ海外出張でも、短期と長期では必要な荷物も異なりますし、男性と女性はもちろん、それぞれのライフスタイルによってマストアイテムは変わってくるはずです。

よって今回は、それぞれのスタイルに関わらず、海外出張に最低限必要なマストアイテムをピックアップしてご紹介します。

パスポート(+ コピー)

パスポート

いわずと知れたマストアイテムですが、渡航先で紛失した時のことを想定して、コピーも持っておくと、再発行がよりスムーズになります。さらに再発行の際に必要な写真(2枚)も併せて用意しておくとベストです。

また、有効期限のチェックも忘れずに。入国時の残存期限が少ないと入国できない国も多く存在します。

ビザ

ビザ

短期滞在ならばビザが必要がない国でも、長期滞在となるとそうはいきません。ビザ取得が必要な国に赴く際は、事前に大使館などで取得しておく必要があります。

現金・クレジットカード

クレジットカード

クレジットカードは、カード読み込みエラーや紛失に備えて、最低でも2枚は用意しておきたいもの。また少額でもいいので、滞在先の現地通貨が事前に用意できていると、入国後の空港からの交通移動などがスムーズになるのは言うまでもありません。

海外旅行保険証

旅行保険

渡航中の病気やケガで病院にて診察してもらった場合、国によっては高額の医療費を請求されるケースがあります。海外旅行保険は、インターネットはもちろん、出国前に空港のカウンターでも手続きが可能です。必ず加入することをオススメします。

ご自身が所有しているクレジットカードが海外旅行保険も提携している場合でも、事前にその補償内容を必ず確認しておきましょう。場合によっては充分な補償を得られない場合も多々あります。

航空チケット(eチケット)

eチケット 航空券

最近は電子化が進んで、eチケットが一般的ではありますが、念のためにプリントアウトしておくと安心です。

ホテルの予約確認証(ホテル予約アプリ)

アプリ

こちらも航空チケット同様にオンライン予約が主流になりつつありますが、デバイス以外で、ホテルの予約記録などが紙などにアウトプットされていると何かと便利です(レンタカーの受付けや、タクシーでの移動時など)。

名刺

名刺

ビジネス上の必須アイテムですので、出張前に充分な量を用意しておくことをオススメします。

免許証(+ コピー)

免許証

パスポートを紛失してしまった場合、顔写真付きの証明書が必要になるので、万が一の場合に重宝します。海外でレンタカーなどを借りる場合は、免許証とは別に「国際免許証」も必要となるので、お忘れなく。

変換プラグ・変圧器

変換プラグ

主要都市のそれなりのホテルであれば、フロントに頼むと借りられるケースもありますが、やはり変換プラグがあると安心です。

変圧器については、最近のスマートフォン・PC・デジタルカメラ・電気シェーバーといった電気製品であれば、必要がない場合がほとんどのようです。

ノートパソコン・モバイルWi-Fi・モバイルバッテリー

ノートパソコン モバイル

ノートPCは、長期出張の方ならばマストアイテムでしょうし、短期の方でも、スマートフォンやタブレットよりも、現地でのデスクワークがよりスムーズになることは言うまでもありません。

モバイルWi-Fiは、出国前に空港でレンタルすることも可能ですし、事前のオンライン予約をすれば、事前割引が適用されるケースがほとんどです。

SIMフリーの携帯やタブレットをお持ちの方でも、移動が長くなる場合は、モバイルバッテリーを持っていると、なにかと便利です。

3. 海外出張で加入すべき海外保険のポイント

基本的には海外旅行保険と変わりはない

海外という慣れない環境では、体調を崩してしまうこともあるでしょう。その国の治安や慣習によっては、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性もあります。

先述したように、渡航中の病気やケガで病院にて診察した場合、高額の医療費を請求されるケースもあります。また、保険に加入していることで、物品の盗難や賠償事故などの補償も受けることができます。

海外出張の際は、長期・短期に関わらず、必ず海外保険に加入しましょう。海外出張保険といっても、基本的には海外旅行保険と変わりはありません。ただ、「海外駐在」となると、出張や敢行などの一時的な滞在とは異なりますので、専用の保険の加入が必要となるので注意が必要です。

最後に、海外出張保険について知っておくべきポイントを、以下にピックアップします。

① 3つの側面から補償内容を検討する

海外保険に加入する際には、以下の3つの側面から補償内容を検討するとスムーズです。

1. 自分の病気・ケガの保険
2. 他人への損害賠償責任
3. 事故を含む物的損害

これらの側面を考慮しながら、渡航期間や滞在国の状況なども踏まえた上で、補償内容を検討しましょう。

② 保険期間は予定滞在期間中すべてに

当然ですが、保険が適用されるのは、契約期間中のみになります。基本的には出国日と帰国日の間中すべてを保険期間にしましょう。

③ 持病を持っている方は注意が必要

海外旅行は、海外で発症した病気やケガを対象としているため、持病や既往症には適用されません。渡航中の持病の悪化が心配な方は、特別に持病や既往症にも適用される保険に加入しましょう。ただ、それらの特約保険でも、歯科治療や出産などは適用されないので、注意が必要です。

④ 帰国後の発症でも適用される

特定の感染症や、海外で発症した疫病などは、帰国後に発症した場合でも保険が適用されるケースがあります。ただし、帰国後の発症の時期や適用期間などで、各種保険会社によって異なります。適用される場合は、帰国後72時間以内に医師の診察が必要とされるケースが多いので、帰国後に体調不良を感じたら、なるべく医師の診察を受けることをオススメします。

4. 海外出張の目的を明確にする

なぜアナタは海外出張をするのか?

海外出張に必要な持ち物の準備と、加入すべき保険についてのポイントは理解できたでしょうか? ここからは改めて、ご自身の海外出張の目的を明確にすることの重要性を解説していきます。

海外出張と一口に言っても、その種類は多岐に渡り、それぞれの準備も心構えも異なります。

そもそも、何故アナタは海外出張をするのでしょうか? 会社からの出張辞令ならともかく、自身が裁量権を持ち、かつ自らが手がけるプロジェクトで、「海外出張をする必要がある」と判断した以上、今一度、「なぜ自分は海外出張をする必要があるのか?」を問い直す必要があります。

例えば…海外研修を実施したい、海外の展示会に参加したい、海外の工場や施設の見学をしたい、海外で新しいビジネスの機会を得たい、海外市場で発生した自社案件のトラブルの調査・交渉をしなければならい…などなど、何を今更…と思うかもしれませんが、今一度、自らの海外出張の目的を明確にしましょう。 出張時に総務や経理部に提出する「出張計画書」を作成する必要があるならなおのことです。

ここで改めて「海外出張の種類」と「その目的」を整理すると、大枠としては、以下のように分類できます。

① 海外での既存クライアントに会いに行く
(海外展示会への出席・出展を含む)

目的:海外の既存クライアントとさらに良好な関係性を築く

② 社内で実施される海外研修に参加する

目的:グローバル人材の育成(派遣したスタッフの意識の向上、経験およびスキルアップなど)

③ 海外にて「現地視察」を敢行する
(現地での情報収集を含む)

目的:来たるべき海外進出事業に必要な調査を行う

④ 海外で新たな新規顧客を獲得する

目的:新規顧客との商談を成功させる

⑤ 海外で発生したトラブルの調査及び問題解決

目的:トラブルの原因を突き止め、再発を防ぐ

もちろん実際の海外出張においては、上記の複数の項目を併せて遂行するケースも多々あるでしょう。でもご心配なく。いずれの海外出張においても、それを有意義なものにするためのコツは共通しています。

それこそが、前項にて解説した、効率良い「段取り」と「スケジューリング」および、「自身の海外出張の目的を明確にする」ことなのです。

5. 「海外視察」のススメ

海外進出を実現させた企業の62%が現地視察を最重要視

最後に、海外出張に出かけるビジネスパーソンの多くが、出張目的のひとつに挙げている「海外視察」について解説します。

『Digima〜出島〜』がインターネット上で行った、「自社の海外進出を検討したことのある経営者もしくは担当者」を対象とした自主調査によると、海外進出を実現させた企業の62%が、現地視察を最重要視しているという結果が出ています。

海外進出を画策している際の情報収集としては、WEBサイトや本や雑誌といったメディアを筆頭に、セミナー、もしくは知人、あるいはJETRO(独立行政法人日本貿易振興機構)や民間の進出支援企業に相談するなど、多様な選択肢が存在します。

しかし先述のように、すでに海外進出を実現した企業の6割以上が実施しているのが、“実際に自ら現地に赴く”という「海外での現地視察」なのです。

そんな「海外現地視察」ですが、通常の海外出張と比較すると、その訪問先は多岐に渡ります。 それこそ、同業他社から、現地市場や店舗、さらには公的機関(JETROや現地政府高官など)や教育機関、あるいは不動産やレンタルオフィス、さらには現地の知人や、進出予定先のコンサルや会計士といった現地パートナーなど、枚挙に暇がありません。

…とは言うものの、いざこれらの訪問先のアポイントを取得し、それぞれの担当者に会いに行くことは、決して簡単なことではありません。

そもそも相手側にこちらが訪問するメリットがなければ、こちらのアポイントのために貴重な時間をもらうことは難しいでしょう。昨今の海外視察のニーズの高まりを考慮した場合、そもそもアポイントそのものの取得が困難になりつつあるのが現状です。

また、アポイントの取得以前に、「訪問先候補のリストアップ」や、「訪問先へのメールや電話フォローでのアプローチ」、さらには「視察申込書の発送」といった業務も付随してきます。

海外の「現地パートナー」を有効に活用するのがポイント

このように解説すると、なかなか難しそうな「海外現地視察」ですが、その高そうなハードルを一気に下げる方法があります。

それが、訪問予定先のコンサルや会計士といった「現地パートナー」を有効に活用することです。

例えば、「海外現地視察」に関するもろもろの手配を、海外の現地パートナーに依頼すると、先述の業務をすべて代行することで、視察訪問先のアポイント取得のために動いてくれます。

また、彼らの持つ貴重な現地ネットワークを活用してもらうことで、その紹介による新たな訪問先のアポイントも得られる可能性が広がります。

『Digima〜出島〜』では、このような海外現地パートナーをフル活用する、その名も「Digimaアレンジ視察ツアー」をご用意しております。

ご興味を持たれた方は、ぜひ下記のリンク先から、サービス内容をお問い合わせくださいますと幸いです。

6. 優良な海外進出サポ−ト企業をご紹介

御社にピッタリの海外進出サポート企業をご紹介します

今回は「海外出張を成功させる秘訣」という大きなテーマについて解説しました。初めて海外出張をされる方はもちろん、海外に行き慣れている方でも、当然ながら観光とビジネスでは勝手が違います。

一番大切なポイントは、何事においても事前準備を怠らないこと。

繰り返しになりますが、「段取り八分(仕事二分)」とはよく言ったもので、出張旅行の持ち物や保険にしても、訪問先へのアポイントでも、いかに事前準備に力を入れるかで、帰国後の結果も大きく変わってきます。

今回の記事が、アナタの海外出張に少しでもお役に立つことを願っています!

「Digima〜出島〜」には、厳選な審査を通過した優良な海外進出サポート企業が多数登録しています。当然、複数の企業の比較検討も可能です。

「自社製品の現地マーケットを自分の目で見て確かめたい」「海外進出の戦略立案から拠点設立、販路開拓までサポートしてほしい」「海外広告の作り方・PRの仕方がよくわからない」…といった海外進出に関する多岐に渡るご質問・ご相談を承っています。

ご連絡をいただければ、海外進出専門コンシェルジュが、御社にピッタリの海外進出サポーと企業をご紹介いたします。まずはお気軽にご相談ください。

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この記事を書いた人

SukegawaTakashi

助川 貴

株式会社Resorz

「Digima〜出島〜」編集部・コンテンツディレクター。 雑誌編集・書籍編集・WEB編集を経て現職。 これまでに、アメリカ・イギリス・インド・中国・香港・台湾・ベトナム・ミャンマー・カンボジア・マレーシア・シンガポール・インドネシア・エジプトなどの国・地域へ渡航。趣味は、音楽・スノーボード・サーフィン・ドローンほか。

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