多様性のあるマネジメント業務を求められる「駐在員」「海外赴任者」

さて、本題に入る前に、「駐在員」や「海外赴任者」の役割について解説しておきましょう。彼らは、会社より海外への転勤を命ぜられ、海外ビジネスの現場に身を置きます。現地の規模にもよりますが、基本的に日本国内にいた時よりも責任のある立場に置かれることが多いようです。場合によっては現地子会社の責任者とされることも少なくありませんし、企業の海外進出が加速している今、現地の小会社の立ち上げを命じられて海外赴任されるケースも多くなっています。

そのため、現地での仕事はこれまで国内でやっていた業務範囲を大きく超えることが多いようです。例えば、国内で「営業」を中心に活動していた人が、海外で営業責任者として派遣された際、営業だけではなく、現地人材の採用や育成、労務管理、場合によっては小会社の財務管理や経営企画をしなくてはいけないケースがあります。マネジメントしなくてはならない人数も増え、承認作業なども増加するでしょうし、そもそも文化の違う現地従業員をマネジメントしていく負担は相当なもののはずです。

もちろん、日本本社からのプレッシャーも駐在員に重くのしかかってきます。「駐在員」「海外赴任者」は、責任・負担ともに非常に大きい存在と言えるでしょう。

「駐在員」の業務をサポートするITインフラ導入の意義

さて、以上のような役割を持つ「海外赴任」ですが、企業にとってはどのような存在なのでしょうか。結論から申し上げると、企業にとって駐在員は、海外ビジネスの成否を握る非常に重要な存在です。彼らの働き如何で、海外ビジネスが失敗し、ひいては日本国内の事業までもが傾いてしまう可能性があるからです。やはり、ビジネスの成否を握るのは「ヒト」。特に、立ち上げ期の海外ビジネスにおいて駐在員の果たす役割は大きいです。

しかし、先述したとおり、駐在員はこれまでやってきた業務を大きく超えた範囲をカバーしなくてはならないでしょう。それは大手企業も例外ではありません。日本国内では大手であっても、海外に出れば中身は中小企業、という会社も少なくありません。駐在員が採用も、経理も、ITインフラの導入までもしなくてはならないケースが実に多いのです。そのため、駐在員の本来の力を引き出すためには、そうした業務をサポートしてあげる仕組みを作る必要があるでしょう。

それでは、具体的にどういった負担・課題があるのでしょうか？ 「駐在員はこれまでやってきた業務を大きく超えた範囲をカバーしなくてはならない」と先述しましたが、その中でも代表的なものを説明しておきましょう。

＜膨大な数の承認作業＞

現地の責任者である駐在員は、決裁を仰がれる立場となります。そのため、多くの承認作業が必要となるでしょう。承認が止まってしまうことは、スタッフの仕事を止めてしまうことにもなりますので、できるだけ速やかに判断していかなくてはなりません。日本国内で承認作業に携わっていた方も、日本よりも抱えるスタッフが多いケースがほとんどで、承認作業だけで多くの時間が割かれてしまうという課題があります。

＜チャットの大洪水＞

上記の承認作業とも重なりますが、現地スタッフからの相談・意見・提案・報告・共有など、山のように押し寄せてきます。海外では特にチャット文化が進んでおり、検索性の悪いチャットに膨大な量の情報が流れ込んできます。それらを処理することに時間が取られることも課題ですし、後から見直しづらいというのも大きな課題となっています。

＜紙をベースとした非効率な情報管理＞

IT化が進んでいない状況では、重要書類や決裁書類、契約書など、全てが紙でのやり取りだけになってしまいます。これでは管理が煩雑になりますし、検索性が悪く、例えば決算や税務調査の際に困ってしまうケースが多いようです。

＜東南アジア特有の離職率の高さ＞

一般的に東南アジアでは仕事への価値観の違いから離職率が高いとされています。つまり、属人的な業務のこなし方をさせていると、社内にノウハウや情報が蓄積されず、非常に効率が悪くなってしまいます。国内での組織以上に、仕組み化に取り組む必要があるでしょう。

以上は一例ですが、このような課題に直面している駐在員の方は多いはずです。繰り返しになりますが、海外ビジネスにおいて駐在員が果たす役割は大きいです。彼らの課題を解決することこそ、海外ビジネスの成否を握っていると行っても過言ではありません。

海外駐在員のリソースを最大限に発揮させるクラウドサービス

それでは、どうすれば良いのでしょうか？ 結論から申し上げると、海外拠点でのクラウドサービスの活用が、海外ビジネスの成功には必要不可欠です。彼らは、本来はマネジメントや営業活動、現地でのネットワークづくり、プロダクトの開発・販売に力をいれるべきです。そうした重要業務に駐在員の持つリソースを最大限に傾けさせることで、海外ビジネスの成功確度を飛躍的に高めることができるのです。

そこで、実際にどういったサポートができるかを具体的な事例を元にご紹介します。

＜事例＞ 負担の大きかった承認業務をペーパーレス化 『Travel Book Philippines, Inc.』

フィリピン国内の宿泊施設をオンライン上で予約できるサービスを提供するTravel Book Philippines, Inc.では、日本人2名に対し、フィリピン人124名を雇用、日頃の業務では現地責任者である駐在員の仕事として従業員からの出張申請や立替精算、購入申請といった書類の承認作業が重くのしかかっていたそうです。承認待ちで従業員の業務が滞ってしまうこともしばしばでした。

しかし、それをペーパーレス化することで会社にいなくても承認ができるようになったと言います。フィリピンは渋滞が激しいことでも有名ですが、渋滞の車中で承認作業ができるようになったのは、業務効率の面で非常に大きかっとのこと。また、このペーパーレスのシステムを構築したのは、IT未経験の総務の現地スタッフ。導入の点でも、駐在員の負担にならなかったことは特筆すべき事と言えるでしょう。

参考記事・画像出典元：『ローカルスタッフ1人でアドミン業務60個をペーパーレス化！サインのために会社に戻る必要がなくなりました』（Cybozu, Inc）

※ 事例の提供には「サイボウズ株式会社」にご協力いただきました

以上は、業務支援ツールを活用し、駐在員の負担を軽減できた非常に良いケースでしょう。駐在員のリソースを重要業務に最大限に活用するためには、こうした事例のように「業務支援ツール」の力を借りることが一般的な解決策といえるでしょう。その中でも「kintone」（キントーン）はオススメのサービスです。

業務改善プラットフォーム「kintone」（キントーン）

「kintone」（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォームです。サイボウズ株式会社は、1997年設立され、クラウドベースのグループウェアや業務改善サービスを軸に、社会のチームワーク向上を支援している企業です。2012年にローンチした「kintone」は、誰でも使える簡単なUIで、エンジニアでなくても業務システム／アプリが開発できるサービスとして国内外で重宝されています。現在、利用企業は10,000社を超えたと言います。

もともと海外でも利用できることを想定して作られており、海外版と日本版には違いがありません。その点、海外ビジネスにピッタリのツールと言えるでしょう。

誰でもカスタマイズできるUIで、業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。問い合わせ管理、面談管理、休暇申請、交通費生産、勤怠管理、TODOリストなどなど、アイデア次第で様々なシステムが構築でき、入力言語に制限もありません。雛形もたくさん用意されているので、少しカスタマイズするだけですぐに活用することができます。料金も780円~1500円／1ユーザーと、かなりお手頃なので導入しやすいです。

先述した、承認作業、チャット地獄、紙地獄などといった課題も全て解決することができるため、海外ビジネスにおいても非常に有益なサービスと言えるでしょう。 今回の記事でも取材にご協力いただきました。詳細なサービスは下記よりお問いわせ可能です。是非、活用してみてはいかがでしょうか？

海外駐在員の活躍こそが日系企業のプレゼンスを高める！

いかがでしたでしょうか。海外ビジネスにおいて、駐在員が果たす役割が、いかに大きく、重要かがわかっていただけたかと存じます。また、彼らの負担を軽減し、最大限の力を発揮させることの重要性についてもご理解いただけたのではないかと思います。そうした方法の一つとして、「Digima〜出島〜」では「kintone」（キントーン）の活用をオススメしています。是非、「kintone」で御社の海外ビジネスを成功に導いてください。