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アポスティーユの申請方法 | アポスティーユの認証が必要なケースとは?

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アポスティーユ (Apostille) とは、日本の公文書を外国の官公庁に提出する際に必要とされる、〝その書類が確かに日本の公的機関から認証されて発行された公文書である〟ことを証明する付箋による証明を指します。

海外にて、会社設立、婚姻・離婚・出生、査証取得、不動産購入などの各種手続きをする際に、日本の公文書を提出する必要が生じた際、その国の提出先機関から日本の外務省の証明を取得するよう求められた場合に必要なのが、本テキストで解説する「アポスティーユ (Apostille)」の認証となります。

例えば、海外に支店を持つ日本企業が、現地で新規事業を行う場合や、現地の会社に出資する場合に登記事項証明書などにアポスティーユが必要とされるケースがあります。

あるいは、海外の子会社に駐在員を派遣するために就労ビザを取得する際に、その手続を進める中で、現地の法律事務所から「アポスティーユ」が必要と指示される場合があります。

本テキストでは、そんな「アポスティーユの基礎知識」について解説します。前半では、アポスティーユ・公印確認・領事認証の3つについて解説。後半では、アポスティーユの対象となる文書、アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法について詳しく解説します。

海外で公文書などを提出する際に必要な「アポスティーユの申請方法」の基本についてしっかり理解しておきましょう。

1. アポスティーユ (Apostille) とは?

アポスティーユ・公印確認・領事認証の違いとは?

結論から言うと…アポスティーユ (Apostille) とは、日本の公文書を外国の官公庁に提出する際に必要とされる、〝その書類が確かに日本の公的機関から認証されて発行された公文書である〟ことを証明する付箋による証明(書)です

ただ、このセクションではアポスティーユについて解説しますが、アポスティーユ同様に日本の官公署・自治体などが発行する外務省の証明である、「公印確認」「領事認証」についてもあわせて理解しておくことをおすすめします。

「アポスティーユ」「公印確認」は、どちらも日本の官公署・自治体などが発行する、公文書に対する外務省の証明であり、「領事認証」は日本にある大使館・領事館の領事による認証となります。

それら3つの認証は、各種手続きや提出できる国など、それぞれ異なる点もあります。このセクションではそれらの違いをわかりやすく解説します。

アポスティーユとは

アポスティーユとは「認証不要条約(外国公文書の認証を不要とする条約)」にもとづく、付箋による外務省の証明のことです。

具体的には、「外国公文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」(1961年10月5日のハーグ条約)に基づく付箋(=アポスティーユ)による外務省の証明のことです。

例えば、登記事項証明書、戸籍謄本、住民票、納税証明書などの日本の公文書を外国機関に提出する際に、提出先に日本国外務省のアポスティーユを求められる事があります。

通常であれば、海外にて、日本で発行された公文書であることを証明する際は、日本の外務省による公印確認と、提出先国の駐日外国領事による認証(領事認証)が必要です。

しかし、ハーグ条約(外国公文書の認証を不要とする条約)に加盟している国に書類を提出する場合は、駐日大使館の領事認証を取得する必要はなく、提出する公文書に対して、日本の外務省によるアポスティーユ(付箋)が付与されていれば、そのまま直接相手国(地域)に提出できるのです。

つまり、アポスティーユは公文書に直接押印せず付与でき、駐日領事による認証がなくとも、認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができるのです。

ただ、ハーグ条約・認証不要条約を締約している国であっても、領事認証が必要なケースもあるので注意しましょう。また、ハーグ条約に加入していない国の場合は、提出する公文書の証明は全て公印確認となります。

公印確認とは

公印確認とは、駐日領事による認証を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことです。アポスティーユと異なり、公文書に直接押印が必要です。

外務省では公文書上に押印されている公印について、公文書上での証明を行っており、外務省で公印確認を受けたあとは、駐日領事による認証を取得する必要があります。

外務省における公印確認後は、必ず駐日領事による認証を受けてから提出国関係機関へ提出しなければいけませんが、注意しておきたいのは、提出先機関の意向により、日本ではなく現地の日本大使館や総領事館の証明が求められる場合です。

日本の外務省で公印確認証明を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできないので、上記は証明を受ける前にしっかり確認しておきたい点です。

領事認証とは

駐日領事による認証を指します。領事認証とは、日本で発行された公文書の真正性を担保することが目的となります。

提出先である国の機関は、自国の領事が認証していることで、その文書の真正性を推定することができるのです。

ちなみに国によっては、「大使館認証」「領事査証」「署名認証」「サイン認証」と呼ばれるケースもあります。

また実際の続きでは「公印確認→領事認証」の流れとなっており、前述した外務省による公印確認の後に必要な手続きが「領事認証」となりますが、アポスティーユが発効される場合は不要となります。

2. 海外ビジネスにおけるアポスティーユが必要とされるケースとは?

海外ビジネスにおけるアポスティーユの事例

このセクションでは、実際に海外ビジネスにおいて「アポスティーユ」が必要となるケースについて解説します。 海外ビジネスにおけるアポスティーユが必要とされるケースとしては複数あり、…

例えば…海外に支店を持つ日本企業が、現地で新規事業を行う場合や、現地の会社に出資する場合に登記事項証明書などにアポスティーユが必要とされるケースがあります。

あるいは…海外の子会社に駐在員を派遣するために就労ビザを取得する際に、その手続を進める中で、現地の法律事務所から「アポスティーユ」が必要と指示される場合もあります。

3. アポスティーユの対象となる文書について

アポスティーユの対象となる文書は下記の3つの条件を満たす公文書

続いては「アポスティーユ」の対象となる具体的な文書の種類について見てきましょう。

前項までで解説したように、アポスティーユの提出先国はハーグ条約締約国のみですが、アポスティーユの対象となる文書は下記の3つを満たす、公的機関が発行した書類や公証役場で作成する公証人認証書などの公文書です。

■アポスティーユの対象となる文書が満たしている3つの条件
(1)発行日付が記載されていること(発行日より3ヵ月以内のもの)
(2)発行機関(発行者名)が記載されていること
(3)個人印や署名ではなく、公印が押されていること


また、後述しますが、私文書については公証人押印証明が必要となります。

以降では、「登記簿」「公文書」「私文書」「翻訳文」「私立学校の証明書」の5つの公文書のケースで見ていきましょう。

■登記簿

会社及び不動産の登記簿謄本(登記事項証明書)など、登記簿の場合は、担当登記官の所属する法務局長による登記官押印証明を取得しなければなりません。登記官、法務局長のいずれにアポスティーユ証明を付与するかは機関によって異なることがあるので、提出先に前もって確認する必要があります。

■公文書

前述したとおり、アポスティーユ証明を取得できる公文書は「公印」と「日付」のある公文書の原本であり、発行後3ヶ月以内のものに限ります。署名のみの公文書や公文書のコピーではアポスティーユ証明はなされません。

■私文書

外国向け私署証書(私文書)の認証手続きについては注意が必要です。証明が必要な書類が下記のような私文書だと、外務省では直接証明ができません。

・個人が作成した文書
・会社が作成した文書

ただし、公証役場で公証人の認証を受け、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば、公証人が認証した公文書として外務省の証明を取得することができます。

■翻訳文

履歴書や定款、議事録や委任状、源泉徴収票、財務諸表、公文書の英訳文などは私文書にあたるため、直接アポスティーユ証明の対象にはなりません。ですが、前述の「私文書」の項で説明したとおり、公証役場で公証人の認証を受ければ、アポスティーユ証明を取得できるようになります。

■私立学校の証明書

私立学校が発行した卒業証明書や成績証明書には直接アポスティーユは付与されません。公証人の認証を受け、アポスティーユ証明を取得しましょう。

また、独立行政法人に移行した国立および公立の教育機関(大学、小・中・高等学校)により発行された卒業証明書、成績証明書、健康診断書などについても、法人化移行後に発行されたものはアポスティーユの対象となりません。ただし、こちらはアポスティーユの代わりに公印確認を受けることができます。

4. アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法 / その1

続いては、「アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法」ついて見ていきましょう。 このセクションである「その1」と次のセクションである「その2」の2つのセクションにわけて解説していきます。

まず本セクションである「その1」ですが、具体的な申請方法の手順としては…

① 提出先の国がハーグ条約加盟国か非加盟国かを調べる

② 提出する書類が公文書か私文書を確認する


の2段階の手順となります。

例としては、先述したように、海外の企業となんらかの契約する際に、日本でアポスティーユ・公印確認・領事認証を取得するように求められるケースがあります。

英語表記で「Notarization」「Legalization」「Authentication」「Apostille」を求められた際には、まずは提出する国がハーグ条約加盟国かを確認し、求められている書類の種類を確認してください。 では、下記より「アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法」ついて見ていきましょう。

① 提出先の国がハーグ条約加盟国か非加盟国かを調べる

■(そもそも)ハーグ条約とは
まず、提出先の国がハーグ条約加盟国か非加盟国かを調べましょう。

そもそもハーグ条約とは、ヘーグ条約とも呼ばれる条約のこと。アポスティーユに直接関係あるのは全15条から成り立っています。

外国公文書に関する認証を要求する制度の廃止を定める多国間条約『外国公文書の認証を不要とする条約(Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents)』です。この条約はハーグ国際私法会議において審議され、1961年に採択となりました。

アポスティーユはハーグ条約にもとづいて発行されるものなので、このハーグ条約に加盟している国にしか効力はありません。

…ということで、下記よりハーグ条約加盟国について解説します。

■ハーグ条約加盟国一覧
ハーグ条約に加盟している国は2020年5月14日時点で118ヵ国あります。

ハーグ条約加盟国については、下記の外務省のサイトをご参照ください
『「外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)」の締約国(地域)』

また、下記に記載している諸国(フランス・ポルトガル・オランダ・イギリス)の海外領土(県)でも使用することができます。 ・フランス:
グアドループ島、仏領ギアナ、マルチニーク島、レユニオン、ニューカレドニア、ワリス・フテュナ諸島、サンピエール島、ミクロン島、仏領ポリネシア

・ポルトガル:
全海外領土

・オランダ:
全海外領土

・イギリス:
ジャージー島、ガーンジー島、マン島、ケイマン諸島、バーミューダ諸島、フォークランド諸島、ジブラルタル、モンセラット、セントヘレナ諸島、アンギラ、 タークス・カイコス諸島、英領バージン諸島

② 提出する書類が公文書か私文書を確認する

では、次の手順である「提出する書類が公文書か私文書かを確認」しましょう。

前述のとおり、アポスティーユ証明を取得できる公文書は「公印」と「日付」のある公文書の原本であり、発行後3ヵ月以内のものに限ります。証明が必要な書類が私文書の場合は、公証役場で公証人の認証を受ける必要があります。

戸籍謄本などの公文書を日本語表記の原本で提出する場合は公文書に該当しますが、公文書を現地の言葉に訳した書類を添付する必要がある場合、この翻訳文は私文書として取り扱われるので注意が必要です。

5. アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法 / その2

このセクションからは「その1」を踏まえた上で、次の手順となる「その2」として解説します。

具体的には、「アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法」における、ハーグ条約加盟国orハーグ条約非加盟国 × 公文書or私文書=合計4つのケースの申請方法について解説していきます。

以降より4つのケースについて見ていきましょう。

ケース① ハーグ条約加盟国に公文書を提出する場合

ハーグ条約加盟国に公文書を提出する際の手続きはシンプルです。外務省に直接持参、または郵送手続きでアポスティーユを取得します。発行後3ヵ月以内のものであること、コピーではなく原本であることなどに注意しましょう。

郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、提出までのスケジュールに余裕がない場合は持参か行政書士を通して手続きを行うと良いでしょう。持参の場合は申請した翌日にアポスティーユを取得した書類を受け取ることができますが、現在は新型コロナウイルス感染拡大の影響により、東京の外務本省(※外務省は東京の「外務本省」と、世界150ヵ国にある「在外公館」(大使館・総領事館・政府代表部) で構成される)と大阪分室については郵送での受付のみとなっているようです。

ただし、日本語の書類をそのまま外国へ提出しても提出先が読めないことが多いため、ほとんどのケースでは翻訳した書類を添付してアポスティーユを取得する必要があります。その際は、翻訳文が私文書にあたるため、②のケースとなります

ケース② ハーグ条約加盟国に私文書を提出する場合

ハーグ条約盟国に私文書を提出する際は、下記のような流れとなります。

1.公証役場(公証人の認証取得)

2.地方法務局(法務局長の公証人押印証明を取得)

3.外務省(アポスティーユ申請)

4.外務省(受け取り)


このようにそれぞれの機関に合計4回赴く必要があります。

公証人の認証を取得する際、私文書においては、対象文書に宣言書を添付して認証を取得します。戸籍謄本や登記簿謄本など、公文書の翻訳文を添付して認証を受ける場合も宣言書を最初のページに添付しましょう。

宣言書には宣言文、日付、署名を記載します。提出する書類や提出先からの依頼によって宣言文の内容や言語は変わりますので、注意が必要です。

ケース③ ハーグ条約非加盟国に公文書を提出する場合

ハーグ条約に加盟していない国に公文書を提出する際には、まずは外務省で公印確認を取得し、次に駐日大使館の領事認証を取得します。申請の流れは下記のようになります。

1.外務省(公印確認取得申請)

2.外務省(受け取り)

3.駐日大使館(領事認証取得申請)

4.駐日大使館(受け取り)


このようにそれぞれの機関に合計4回赴く必要があります。

外務省の公印確認を取得する際には、書類を外務省に直接持参するか郵送で手続きをすることが可能です。

郵送の場合は返送まで10日程度の日数がかかるので、提出までのスケジュールに余裕がない場合は持参か行政書士を通して手続きを行うと良いでしょう。

持参の場合は申請した翌日に公印確認を取得した書類を受け取ることができますが、現在は新型コロナウイルス感染拡大の影響により、東京の外務本省と大阪分室については郵送での受付のみとなっているようです。

ケース④ ハーグ条約非加盟国に私文書を提出する場合

ハーグ条約に加盟していない国に私文書を提出する際は、まずは公証役場にて公証人の認証が必要です。申請の流れは下記のようになります。

1.公証役場(公証人の認証取得)

2.地方法務局(公証人押印証明の取得)

3.外務省(公印確認の取得申請)

4.外務省(受け取り)

5.駐日大使館(領事認証の取得申請)

6.駐日大使館(受け取り)


このように、合計6回、該当機関に足を運ぶことになります。他の手続きに比べると手間がかなり増えてしまいます。

公証人の認証を取得する際、私文書においては、対象文書に宣言書を添付して認証を取得します。戸籍謄本や登記簿謄本など、公文書の翻訳文を添付して認証を受ける場合も宣言書を最初のページに添付しましょう。

宣言書には宣言文、日付、署名を記載します。提出する書類や提出先からの依頼によって宣言文の内容や言語は変わりますので、注意が必要です。

5. 優良な海外進出サポート企業をご紹介

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今回は「アポスティーユの基礎知識」として、前半は…アポスティーユ・公印確認・領事認証の3つについて解説。後半は…アポスティーユの対象となる文書について、 アポスティーユ・公印確認・領事認証の申請方法について解説しました。

アポスティーユとは、日本の公文書や私文書を外国の官公庁に提出する際に必要な、お墨付きの証明書です。

大切な証明ですが、そのぶん手続きも面倒な部分も多く、特に私文書の場合は公文書に比べて格段に手間がかかります。認証をしてくれる機関は平日の限られた時間しか受付をしていないため、出向くのもなかなか大変……。

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(参照文献)
「公印確認・アポスティーユとは」外務省

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    インドネシア進出前から進出後に至る業務を多岐に渡って支援。
    多国展開はしておらず、インドネシア市場を専門にして、日本語が話せるインドネシア人スタッフを多数採用しています。

    ■インドネシア進出支援
     ・現地視察
     ・市場調査
     ・仮想進出
     ・越境EC
     ・会社設立

    ■インドネシア駐在員様支援
     ・オンライン秘書サービス
     ・ビザ申請

    ■インドネシア人集客支援
     ・多言語サイト制作
     ・SEO
     ・Web広告
     ・SNS運用

    まずはお気軽にご連絡をください。

  • オススメ

    サイエスト株式会社

    海外ビジネスプロシェッショナルが長年培った人脈・ノウハウをフル活用し、貴社のもう一人の海外事業部長として海外事業を推進します。  

    ご利用企業からの評価

    ※ご利用企業から集めた評価をもとに作成

    総合評価
    サポート実績数
    1000
    価格
    対応
    スピード
    知識

    全ての企業と個人のグローバル化を支援するのが、サイエストの使命です。
    サイエストは、日本の優れた人材、企業、サービス、文化を世界に幅広く紹介し、より志が開かれた社会を世界中に作り出していくための企業として、2013年5月に設立されました。
    近年、日本企業の国内事業環境が厳しい局面を迎える中、アジアを筆頭にした新興国が世界経済で存在感を増しています。
    それに伴い、世界中の企業がアジアなどの新興マーケットの開拓を重要な経営戦略のひとつと位置付け、一層注力の度合いを高めています。
    サイエストは、創業メンバーが様々な海外展開事業に携わる中で、特に日本企業の製品、サービス、コンテンツには非常に多くの可能性を秘めていると、確信するに至りました。
    ただ、海外市場開拓の可能性はあるものの、その実現に苦労している企業も少なくありません。
    我々はその課題を

    (1)海外事業の担当人材の不足
    (2)海外事業の運営ノウハウの不足
    (3)海外企業とのネットワーク不足

    と捉え、それぞれに本質的なソリューションを提供してまいります。
    また、組織を構成する個人のグローバル化も支援し、より優れた人材、企業、そしてサービスや文化を世界中に発信してまいります。
    そうして、活発で明るい社会づくりに貢献することで、日本はもちろん、世界から広く必要とされる企業を目指します。

  • オススメ

    ユビーク株式会社

    ユビークは、鎌倉と東京を拠点に、海外市場への進出支援と、そのための包括的なコミュニケーションを企画・実行する専門性を兼ね備えた、ユニークな経営コンサルタント・広告代理店です。ユビークは、ブランドが世界に向けて伝えたい内容を正確に、かつ各マーケットの文化に合わせて伝えることで、その成長に寄与します。

    ご利用企業からの評価

    ※ご利用企業から集めた評価をもとに作成

    総合評価
    サポート実績数
    25
    価格
    対応
    スピード
    知識

    ユビーク株式会社とは

    1997年、マイケル・フーバーがMDH Consultants KKを設立。日本企業や日本市場へ参入しようとする外国企業にコンサルティングサービスを提供していました。2015年に社名をユビーク株式会社に変更し、創業時から「企業開発のコンサルティング」と「マーケティング支援サービス」を着実に実践し、サービスを提供してきました。また、国内外の経験豊富な専門家と連携して「ブティック」を設立し、彼らの知見や能力を活かして、サービスの拡大を続けています。ユビークの中核は、品質とお客様への情熱、そしてプロフェッショナルなサポートです。

    コミュニケーションと新技術

    ユビークのコアチームは、日本およびグローバルでコミュニケーションのためのコンテンツを数十年にわたって企画・制作してきた経験を有しています。企業開発のコンサルティングから、翻訳、コピーライティング、ネーミング、ライティングなど幅広いサービスを提供し、それぞれが重要な役割を果たしています。また、出版物やビデオ、雑誌、書籍、広告の制作といった多面的なプロジェクトに領域を拡げ、さらには世界に展開するウェブサイト、SNS、ポータル、コンテンツマネジメントシステムを構築するデジタル領域へと進化してきました。

    大手グローバル企業の社内や、広告・マーケティング会社のサプライヤーとして多様な仕事に携わってきたユビークは、コミュニケーションについて確固たる基盤を有しています。クライアント内外の視点からコミュニケーション・プロジェクトに必要な要素に精通しているため、企業と代理店のどちらのパートナーとしても優位性を持っています。

    ユビークの専門的なスキルは進化し続けており、エンターテインメント製品や体験、マーケティングプログラム、市場調査、製品開発やテストにおいて大きな可能性を秘めたバーチャルリアリティ(VR)などの新たな技術にも焦点を当てています。テクノロジーやシステムが急速に進化している中、日本国内だけでなくグローバルに、企業のニーズに沿ったモバイルソリューションやソフトウェア開発をブランドに対して提供していきます。その一方で、「コンテンツ・イズ・キング」であり、最高品質のコンテンツが必須であるという事実を見失うことはありません。

    マーケティング・インテリジェンス・サービス

    最も成功しているマーケターは、消費者が何を求めているのかをより深く理解するために、トレンドやテクノロジーを常に把握しています。リサーチや情報分析はBtoCのマーケティングに活用されてきましたが、BtoBにおいても重要です。ユビークは、双方の分野でトップレベルの研究・分析を行うだけでなく、VRのような新しい技術を製品開発やマーケティングキャンペーンのテスト段階の時間短縮・コスト低減に活用している企業との提携を進めています。

    これからのユビーク

    ユビークは今後もグローバル企業に直接サービスを提供するとともに、広告代理店と連携したプロジェクトを遂行していきます。この2つの顧客基盤を拡大しながら、リソースやサプライヤーのネットワークを構築することで、個々のプロジェクト課題に最適な人材のマッチングを図ります。同時に、VRをはじめとする新しいビジネスチャンスに挑戦。中長期的には、企業や代理店に最高品質の成果を提供するために、ニッチを開拓します。また、日本のみならず海外のグローバル企業とのコンサルティング関係を構築し、新しい技術を積極的に導入することにより、バーチャル化が進む世界でコミュニケーションを強化していきます。

    ユビークはデジタル時代にふさわしいプロセスと統合的なアプローチによって課題を解決する、信頼のおけるパートナーになりたいと考えています。重要なのは、未来に向けた理想のロードマップを戦略的に構築することです。日本から世界へ、世界から日本へ。時と場所を超えたコミュニケーションで人とブランドをつなぎ、ブランドにクリエイティブな力を吹き込む。それがユビークです。

    ぜひ、思いを一緒にかなえましょう。

    ユビーク株式会社
    代表取締役
    マイケル・フーバー

  • オススメ

    フェデックスエクスプレス ジャパン

    貴社の国際物流を世界最大のネットワークで支えます

    ご利用企業からの評価

    ※ご利用企業から集めた評価をもとに作成

    総合評価
    サポート実績数
    0
    価格
    対応
    スピード
    知識

    世界最大の総合航空貨物輸送会社、FedExは迅速かつ信頼性の高い輸送サービスを世界220以
    上の国と地域で提供しています。

    人とモノ、サービス、アイディア、テクノロジーとを
    繋げ、革新を引き起こし、ビジネスに活力を与える、そして地域社会に貢献するための機会を創出しています。

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