本人が用意するもの・企業が作るもの・行政に提出するもの

外国人採用の書類が複雑に感じられる理由は、性格の異なる3種類の書類が同時に走るためです。

1つ目は本人が用意する書類です。パスポート、在留カード、卒業証明書、職歴を証明する書類などが該当し、母国の教育機関や前職に発行を依頼するため時間がかかります。
2つ目は企業が作成・準備する書類です。雇用契約書、業務内容を説明する資料、登記事項証明書や決算文書などで、自社で完結できる一方、内容が在留資格の要件と噛み合っていないと審査で問題になります。
3つ目は行政に提出する書類です。出入国在留管理庁（入管）への在留資格の申請書類、ハローワークへの外国人雇用状況の届出が代表例で、提出先も期限も異なります。まず「誰が集めるのか」で仕分けることが出発点になります。

採用ルートで必要書類が変わる

次の軸が、採用する人材がいま「どこにいるか」です。ここで入管への申請の種類そのものが変わります。

海外にいる人材を呼び寄せる場合は、企業が代理人となって在留資格認定証明書交付申請を行います。交付後、本人が現地の日本大使館・領事館で査証（ビザ）の発給を受けて来日するため、申請から入社まで数ヶ月を見込む必要があります。
日本にいる留学生を新卒採用する場合は、在留資格「留学」から就労資格への在留資格変更許可申請を行います。卒業前年度の12月頃から申請を受け付ける運用が一般的です。
すでに就労資格を持つ人材を中途採用する場合は、在留資格自体は有効なままです。ただし転職先の業務が在留資格に適合しているかを確認するため、就労資格証明書交付申請を行っておくと次回更新時のリスクを下げられます。本人にも所属機関に関する届出を14日以内に行ってもらいます。

本人から回収する書類と在留カードの確認

選考段階で回収する書類は、後の在留資格申請の成否を左右します。
基本となるのは履歴書・職務経歴書、パスポートの写し、在留カードの写し（日本在住者の場合）、そして卒業証明書と成績証明書です。「技術・人文知識・国際業務」では学んだ内容と従事する業務の関連性が審査されるため、専攻分野がわかる書類は欠かせません。学歴要件を実務経験で代替する場合は前職からの在職証明書が必要で、海外企業では発行に数週間かかることもあります。
日本国内にいる人材を採用する場合は、在留カードで在留資格の種類・在留期間の満了日・就労制限の有無の3点を必ず確認します。留学生をアルバイトとして採用する場合は、裏面の資格外活動許可の有無と原則週28時間以内という上限も確認してください。確認を怠ったまま就労させると企業が不法就労助長罪に問われる可能性があり、「知らなかった」という主張は過失があれば通用しません。在留カード等番号の失効情報は入管のウェブサイトで照会できます。
在留資格ごとの就労可否は、外国人採用に必須の「在留資格」完全ガイドでも解説しています。

海外採用・国内採用それぞれの申請書類

海外在住の人材を採用する場合、企業が地方出入国在留管理局に在留資格認定証明書交付申請を行います。企業側が用意する主な書類は次のとおりです。

・在留資格認定証明書交付申請書
・本人の写真（縦4cm×横3cm、申請前6ヶ月以内に撮影したもの）
・雇用契約書または労働条件通知書の写し
・法人の登記事項証明書
・直近年度の決算文書（貸借対照表・損益計算書）の写し
・会社案内など事業内容を明らかにする資料
・給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し

審査で特に重視されるのが業務内容を説明する資料です。担当業務が在留資格の活動内容に当てはまるのかを審査官が理解できる形で示す必要があり、抽象的な雇用契約書だけでは不十分なことが多いため、業務説明書を別途作成する企業が増えています。標準的な審査期間は1〜3ヶ月です。
留学生を採用する場合は在留資格変更許可申請となり、書類はほぼ共通ですが、本人側で卒業証明書（卒業見込証明書）と成績証明書が必須になります。就労資格を持つ人材の中途採用では、就労資格証明書交付申請（手数料は窓口2,000円、オンライン申請1,600円）で転職先での活動が在留資格に該当することを事前に確認する方法が広く使われています。

企業のカテゴリー区分で提出書類が大きく変わる

見落とされがちですが、提出書類の量は受入れ企業がどのカテゴリーに属するかで大きく変わります。出入国在留管理庁は受入れ機関を次の4区分に分けています。

設立直後で決算を迎えていない企業はカテゴリー4に該当しやすく、事業の継続性を自ら立証する必要があります。まず自社がどこに当たるかを確認してから必要書類のリストを作るのが効率的です。

技術・人文知識・国際業務：2026年4月15日からの追加書類

ホワイトカラー職の採用で最も使われる在留資格が「技術・人文知識・国際業務」です。この在留資格については、2026年4月15日以降の申請から提出書類が追加されており、実務への影響が大きい変更となっています。

1つ目が所属機関の代表者に関する申告書です。カテゴリー3・4に該当する企業が対象で、代表者が日本人または特別永住者に当たるかどうかを申告し、該当しない場合は代表者の氏名と在留カード番号を記載します。
2つ目が言語能力を証する資料です。通訳・翻訳、接客販売など言語能力を用いた対人業務に主に従事する場合、業務で使用する言語についてCEFR（ヨーロッパ言語共通参照枠）のB2相当の能力を証明する資料が求められます。日本語であれば日本語能力試験N2以上、BJTビジネス日本語能力テスト400点以上、日本の大学の卒業などが目安とされ、英語で業務を行う場合は英語の証明資料が対象になります。
この改正により、通訳・接客系のポジションでは選考段階から語学資格の保有状況を確認する運用への切り替えが必要です。取扱いは更新されうるため、申請前に出入国在留管理庁の最新の提出書類一覧を確認してください。

特定技能・育成就労：支援計画と分野別の追加書類

人手不足分野の採用で使われる「特定技能」は、書類の量が突出して多い点が特徴です。申請書類は本人に関する書類・受入れ機関に関する書類・分野別の書類の3系統に分かれます。
受入れ機関側で特に重要なのが1号特定技能外国人支援計画書です。入国前の生活ガイダンス、住居の確保、公的手続への同行、日本語学習の機会提供、定期的な面談など、法令で定められた支援項目を自社でどう実施するかを記載します。登録支援機関に委託する場合は委託契約書もあわせて提出します。加えて、特定技能雇用契約書と雇用条件書、報酬が日本人と同等以上であることを説明する資料、社会保険や税の納付状況を示す資料、そして介護・建設・農業など分野別協議会への加入を証する書類が必要です。
なお技能実習制度は2027年4月1日に育成就労制度へ移行する予定で、2026年9月1日から育成就労計画の認定に係る施行日前申請の受付が予定されています。2027年前半に入国を予定する人材は、どちらの制度で受け入れるかを早めに決めなければ必要書類も申請先も定まりません。

雇用契約書の母国語対応と外国人雇用状況の届出

在留資格の許可が下りたら次は入社手続きです。労働条件の明示は日本人と同じく必要ですが、外国人採用では本人が理解できる言語で交付できているかが重要になります。厚生労働省は外国語版の労働条件通知書のモデル様式を公開しており、賃金・労働時間・休日・契約期間を母国語で示すことができます。「聞いていた条件と違う」という認識のずれは早期離職の代表的な原因であり、書面の言語を整えることは法令対応であると同時に定着施策でもあります。
入社後に必ず発生するのが、ハローワークへの外国人雇用状況の届出です。特別永住者、および在留資格「外交」「公用」の人を除き、すべての事業主に義務づけられています。雇用保険の被保険者となる場合は資格取得届で届け出るため期限は雇入れの翌月10日まで、離職は翌日から起算して10日以内です。被保険者とならない場合は外国人雇用状況届出書（様式第3号）を用い、雇入れ・離職ともに翌月末日までに提出します。届出を怠ったり虚偽の届出を行った場合は30万円以下の罰金の対象です（出典：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」）。アルバイトの留学生も対象になるため、正社員だけを管理していると漏れが発生しがちです。

追加資料を求められる4つのパターンと期限管理

在留資格の審査で追加資料を求められると、その分だけ入社日が後ろにずれます。実務でよく見られるのは次の4つです。

1つ目は業務内容と在留資格の対応が読み取れないケースです。雇用契約書に「総合職」「一般事務」とだけ書かれていると専門的な業務なのか判断できないため、担当業務を具体的に記述した業務説明書を添えて防ぎます。
2つ目は学歴・職歴と業務の関連性が示せないケースで、専攻と業務のつながりが薄い場合は、なぜその人材が必要なのかを説明する理由書が有効です。
3つ目は事業の継続性に疑問が残るケースです。決算が赤字の場合や設立直後の場合は、事業計画書や取引先との契約書で給与を継続的に支払える裏付けを示します。
4つ目は書類間の記載の食い違いです。給与額や勤務地、役職名がずれているだけでも確認が入るため、提出前に突き合わせる工程を入れてください。

提出後の管理も重要です。在留期間更新許可申請は満了日のおおむね3ヶ月前から受け付けられます。更新を失念して在留期間が切れると本人は不法残留となり就労させられなくなるため、氏名・在留資格・満了日・次回申請の予定日を並べた管理表を採用1人目から用意しておくと安全です。

Q1. 企業が必ず用意しなければならない書類は何ですか？

共通して必要になるのは雇用契約書（労働条件通知書）と、入管への申請で求められる登記事項証明書・決算文書・事業内容を説明する資料です。雇入れ後にはハローワークへの外国人雇用状況の届出が全事業主の義務となります。

Q2. 海外にいる人材と日本にいる人材で書類は違いますか？

違います。海外から呼び寄せる場合は在留資格認定証明書交付申請、留学生などを採用する場合は在留資格変更許可申請、就労資格を持つ人の中途採用では就労資格証明書交付申請という流れです。企業が用意する会社関係の書類は共通する部分が多い一方、本人側の書類と申請書の様式が異なります。

Q3. 会社の規模によって提出書類の量が変わるのは本当ですか？

本当です。受入れ企業はカテゴリー1〜4に区分され、上場企業などのカテゴリー1、前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上のカテゴリー2は提出書類が大幅に簡略化されます。設立間もない企業が該当しやすいカテゴリー4は、最も多くの書類が必要です。

Q4. 2026年4月15日から何が変わったのですか？

「技術・人文知識・国際業務」で、カテゴリー3・4の企業を対象に所属機関の代表者に関する申告書の提出が求められるようになりました。あわせて、言語能力を用いた対人業務に従事する場合は、業務で使う言語についてCEFRのB2相当の能力を証明する資料が必要になります。

Q5. 外国人雇用状況の届出を忘れるとどうなりますか？

届出を怠ったり虚偽の届出を行った場合、30万円以下の罰金の対象となります。雇用保険の被保険者となる場合は資格取得届の提出をもって届出とし、被保険者とならない場合は雇入れ・離職ともに翌月末日までに届け出ます。

外国人採用の必要書類は種類が多く見えますが、「誰が用意するのか」「いつ必要になるのか」「どの在留資格か」の3つの軸で仕分ければ、自社に必要なリストは十分に絞り込めます。
特に押さえておきたいのが、カテゴリー区分によって提出書類の量が大きく変わること、そして技術・人文知識・国際業務では2026年4月15日から所属機関の代表者に関する申告書と言語能力を証する資料が新たに求められるようになったことです。制度は毎年のように更新されるため、前回の採用で使ったリストの使い回しは危険です。
書類準備でつまずくと、内定から入社までのリードタイムが1〜2ヶ月単位で延びます。採用計画の段階で申請期間と書類の準備期間を織り込んでおくことが、最も確実な対策になります。

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参考文献

・出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」
　https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
・出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」
　https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html
・出入国在留管理庁「在留資格『特定技能』」
　https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/specifiedskilledworker.html
・厚生労働省「『外国人雇用状況の届出』について」
　https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html