こちらの要求を丁寧に伝える表現

日本人相手でも要求を伝えるのは難しいものです。まして外国人相手だと余計に気を使います。Please という言葉をつけても場合によっては威圧的に聞こえたりするので注意が必要です。まずはこちらの要求を礼儀正しく伝える表現を学びましょう。

I would very appreciate it if you could….
あなたに…をしていただけるとうれしいです。

これは外国や外資系企業で働く事になればまっさきに覚える表現です。丁寧に何かをお願いする時の言い方なのです。

I would appreciate it if you could meet me at the health exhibition in Paris next month.
来月、パリでの健康展示会で私とお会いいただければありがたいです。

■会話例

Ａ） I would very appreciate it if you could send me more information about your company.
あなたの会社について、さらなる情報を送ってくだされば有難いです。

Ｂ） Do we need to send you our financial statements as well ?
財務諸表も送る必要ありますか？

A) You don’t have to. Just a corporate brochure and information on your product line and main clients would be fine.
その必要はありません。会社案内、取扱製品、主要顧客の情報で十分です。

こちらの要求に過度に応えようとする人にはYou don’t have to.と言ってあげましょう。これも使えるフレーズです。

あまり丁寧すぎず、堅苦しくない形で要求を伝えたい場合もあるでしょう。そんな時に使えるのが次のフレーズです。

I am just wondering if ….
…でしょうか？　（…かしらと思ったのですが）

強い口調でなく、カジュアルに確認したり、お願いごとをしたりする時にも使います。

■会話例

・I am just wondering if we could visit your company in July or August.
７月か８月に御社を訪問できればと思ったのですが。

・I am just wondering if you read the product brochure that I sent last month.
先月に送った製品説明書、読んでいただけたでしょうか ？

効果的に売り込むための情報も加える

日本の馴染みの顧客に売り込むときは、新製品の説明だけでよいでしょう。しかし海外で初めて商売する取引先とは、製品説明の前に、担当部署や責任者、社内の決定プロセス等を確認しておく必要があります。少しでも効果的に売り込むための情報を加えるのが効果的です。

■１．担当者や意思決定者を尋ねる

・Could you tell me who is responsible for purchasing this kind of product ?
こういった製品の購買の責任者を教えてもらえますか ？

・Who is the decision maker for purchases of this machine ?
この機械の購買の最終決定者はだれですか？

・What department are involved during machine installation ?
機械の設置に対してはどの部署が担当されますか ？

■2．供給者（ベンダー: Vendor）の認定プロセス

・What method do you use to select vendors ?
供給者の選定にはどんな方法がとられていますか ？

・Could you tell me how our company could get vender certification ?
どうすれば我々が供給業者認定をいただけるか、教えてもらえますか ？

■3．時間の枠組みを尋ねる

・What is your time frame for making a decision on this project ?
本プロジェクトの決定についての時間的枠組みはどうなっていますか ？

・When is the ideal time for installation ?
施工に理想的な時期はいつ頃ですか ？

■4． 協力できることはないかを訊く

・How can I make your decision-making process easier ?
あなたが決断しやすいように私ができることはありますか ？

・What else might you need to take this recommendation to your colleagues ?
同僚へ推薦するのに他に必要なことはありますか ？

このように海外での初めての交渉においては、商品やサービスの説明に先がけて、上記のようなやり取りをすることで、よりスムーズに商談を進めることが可能になります。

次回の中編では、『販売パートナー候補への質問』『価格交渉』の2つのテーマについて解説します。

提供：『海外/カタログ・ウェブサイト/展示会で 売れる英語』（ダイヤモンド社・2017/9/14発刊）

■大澤 裕 （おおさわ ゆたか）
株式会社ピンポイント・マーケティング・ジャパン代表取締役社長。これまでに、経済産業省研修所、JETRO、中小企業大学校などで多数の講演を行う。著書に『中小企業が「海外で製品を売りたい」と思ったら最初に読む本』（ダイヤモンド社）。